Webbplatser befinner sig i en värld som ständigt utvecklas - ny teknik, nya möjligheter, nya hot. Nya smartare enheter, nya besökare och nya krav. För att hantera detta är det mycket vanligt att ha ett förvaltningsavtal med en webbyrå kring regelbunden tillsyn och underhåll av webbplatsen.
Förvaltningsavtal går även under många andra benämningar som retainer, serviceavtal, webbyråavtal och webbplatsförvaltning. Det är viktigt att avtalet är utformat kring regelbundenhet och att det är flexibelt, gärna utan inlåsning av kunden.
Många fördelar med förvaltningsavtalet
Ett löpande förvaltningsavtal innebär att det varje månad finns avsatt en viss arbetstid för webbplatsen. Detta upplägg är användbart i många konkreta situationer. Efter att en webbplats har lanserats kan mindre funktioner som inte hann utvecklas till lanseringen göras inom förvaltningen. Uppdateringar, säkerhetspatchar och buggfixar släpps också kontinuerligt till de etablerade publiceringssystemen (CMS) som exempelvis Drupal och WordPress. Med en retainer kan dessa förbättringar installeras och testas direkt så att webbplatsen får tillgång till den senaste funktionaliteten och hålls så säker det går mot automatiska och manuella attacker. Behov av nya och mindre omfattande funktioner på webbplatsen kan dyka upp vilket då går att åtgärda lättare om det redan finns ett webbyråavtal. Ett avtal ger också utrymme för redaktionell hjälp, innehållsmässiga uppdateringar, förslag och rekommendationer vid behov.
Exempel - Så fungerar Happiness förvaltningsavtal, retainer för Drupal
Happiness har sedan länge ett mycket fördelaktigt och flexibelt retaineravtal utan inlåsning för WordPress- och Drupalwebbplatser.
Förvaltningsavtalets grundidé
Grunden i förvaltningsavtalet är att Happiness får en månatlig budget att arbeta på webbplatsen med. Vad timmarna används till bestämmer kunden. Happiness kan också ge förslag på åtgärder och förbättringar. Om inte all tid används under en månad sparas den till nästa då det i så fall kommer att finns mer tid att arbeta för. Tid kan därigenom sparas ihop till större insatser och åtgärder. Skulle mer tid än budgeterat användas en månad dras överskjutande tid bara från nästkommande månaders budget. Kunden får kontroll över investeringen utan oplanerade kostnader och det blir enkelt att hålla sin webbudget. Med detta upplägg betalar man också bara exakt för den hjälp man faktiskt får. Timmar förverkas aldrig eller "brinner inne", all tid kan användas.
En annan viktig effekt av ett flexibelt men avtalat samarbete är att Happiness har lättare att resursplanera och avsätta tid för varje webbplats. Utan avtal måste varje arbetsinsats offereras och planeras in i kalendern vid första lediga tid.
Dessutom innebär en löpande tillsyn att Happiness har aktuell kunskap om det tekniska läget på webbplatsen samt aktuell kunskap och insikt i kundens behov och verksamhet. Det leder till bättre förslag och beslut från Happiness sida, samt kortare startsträckor när utveckling ska göras.
En retainer leder alltså till att våra leveranser kan påbörjas tidigare, att de får högre kvalitet och att de tar kortare tid.
Med förvaltning av webbplats hos Happiness ingår:
- Tidsbank för arbete - spara oanvänd tid till större insatser, håll budget
- Kontaktperson - en kontaktperson hos Happiness
- Ärendehanteringssystem - möjlighet att registrera och följa ärenden via Codebase, bra översikt på allt arbete som pågår
- Övervakning av webbplatsen - löpande status på Drupal core och uppdateringar från Drupal Security Team
- Systemunderhåll - uppdatering av Drupal med säkerhetspatchning och koduppdateringar
- Support/hjälp
- Proaktiv förvaltning - i den omfattning tiden medger eller med förslag på vidareutveckling mot offert
- Vidareutveckling av webbplats - nya funktioner i mån av tid
- Rapport månatligen - se vad tiden använts till i samband med fakturering
- Förvaltningssystem - kostnadsfri tillgång till de olika tjänster Happiness använder för förvaltning så som Codebase, DeployHQ, Harvest, Forecast, GitHub, Google Drive, Slack
- Ingen inlåsning - kort uppsägningstid på endast 1 månad utan villkor, under perioder av lägre aktivitet på webbplatsen kan retainern också pausas. Retainerns storlek, antal timmar per månad, kan också ändras efter behov från en månad till nästa.
GDPR och retaineravtal
I samband med tecknande av retaineravtal så antar Happiness rollen som Personuppgiftsbiträde så att Dataskyddsförordningen GDPR följs.
Drift, webbhotell och hosting med SLA
Happiness erbjuder ingen webbhosting. Detta överlåter vi åt specialiserade driftsföretag. Vanligen behöver man inte alls byta webbhotell i samband med ett retaineravtal, men skulle det ändå vara aktuellt kan vi rekommendera webbdrift som är mycket professionell, stabil och säker, med god kunskap om Drupal ur ett serverperspektiv och som har hög SLA nivå med snabb respons och åtgärd.
Referenser som har löpande förvaltningsavtal med Happiness
Många företag och organisationer har redan valt webbplatsförvaltning hos Happiness. Alltifrån mindre företag till stora namnkunniga organisationer, från privat till offentlig och statlig regi. Några av dessa är RI.SE, Karolinska Institutet, Grand Hôtel, Göteborgs Universitet, Malmö Opera, Jensen Education, Malmö Live, Tysk-svenska Handelskammaren, Systecon, Sahlgrenska Science Park, Feelgood.
och många fler...
Förvaltningsavtal för WordPress
Happiness fokuserar på publiceringssystemet Drupal för större webbplatser och det är också det system som de flesta av våra uppdragsgivare använder. Utöver det förvaltar vi webbplatser baserade på WordPress för uppdragsgivare som Industrifonden, Dagens Arbete, Glasbranschföreningen, Mäklarsamfundet samt ett hundratal olika webbplatser för RISE externa projekt. WordPress passar mycket bra för webbplatser utan större integrationer och specialutvecklad funktionalitet. När organisationer växer kan Drupal bli intressant och vi hjälper gärna till med underlag kring val av CMS. Kontakta oss så kan vi titta närmare på förvaltning av er WordPress-webbplats.
Vill du veta mer om förvaltning av din webbplats?
Vill du veta mer om förvaltnings- och serviceavtal för din Drupal eller WordPress-webbplats, kontakta Happiness så kan vi berätta mer och titta på just era behov. Våra serviceavtal kan också skräddarsys för att passa just er situation bäst. Skicka ett mail till info@happiness.se eller slå en signal på 08-20 08 15 eller använd vårt kontaktformulär!
Författare: Stefan Hamilton