Hur fungerar förvaltning av en webbplats?
Förvaltningsavtal, retainer, ger löpande stöd åt din Drupal-webbplats

Webbplatser befinner sig i en värld som ständigt utvecklas, med ny teknik, nya möjligheter och nya hot. Med nya smartare enheter, nya besökare och nya krav. För att klara dessa utmaningar är det mycket vanligt att ha ett avtalat samarbete med en webbyrå kring regelbunden tillsyn och underhåll av webbplatsen.

Sådana avtal går under många olika benämningar som förvaltningsavtal, retainer, serviceavtal, webbyråavtal, webbplatsförvaltning och så vidare. Vad man än föredrar att kalla det är det viktigt är att avtalet är utformat kring regelbundenhet och att det är flexibelt, utan inlåsning av kunden.

Många fördelar med förvaltningsavtalet

Ett löpande förvaltningsavtal innebär att det varje månad finns avsatt en viss arbetstid att lägga på webbplatsen. Något som är användbart i många konkreta situationer. Efter att en webbplats har lanserats kan mindre funktioner som inte hann utvecklas till lanseringen göras inom ramen för en retainer. Uppdateringar, säkerhetspatchar och buggfixar släpps också kontinuerligt till de etablerade publiceringssystemen (CMS) som exempelvis Drupal och WordPress. Med en retainer kan dessa förbättringar installeras och testas direkt så att webbplatsen får tillgång till den senaste funktionaliteten och hålls så säker det går mot automatiska och manuella attacker. Behov av nya och mindre omfattande funktioner på webbplatsen kan dyka upp vilket då går att åtgärda lättare om det redan finns ett webbyråavtal. Ett avtal ger också utrymme för redaktionell hjälp, innehållsmässiga uppdateringar, förslag och rekommendationer vid behov. 

Exempel - Så fungerar Happiness förvaltningsavtal, retainer för Drupal

Happiness har sedan länge ett mycket fördelaktigt och flexibelt retaineravtal utan inlåsning för Drupalwebbplatser.

Förvaltningsavtalets grundidé

Grunden i förvaltningsavtalet är att Happiness får en månatlig budget att arbeta på webbplatsen med. Vad timmarna används till bestämmer kunden. Happiness kan också ge förslag på åtgärder och förbättringar. Om inte all tid används under en månad sparas den till nästa då det alltså finns mer tid att arbeta för. Tid kan därigenom sparas ihop till större insatser och åtgärder. Skulle mer tid än budgeterat användas en månad dras överskjutande tid bara från nästkommande månaders budget. Kunden får kontroll över investeringen utan oplanerade kostnader och det blir enkelt att hålla sin webbudget. Med detta upplägg betalar man också bara exakt för den hjälp man faktiskt får. Timmar förverkas aldrig eller "brinner inne", all tid kan användas.

En annan viktig effekt av ett flexibelt men avtalat samarbete är att Happiness har lättare att resursplanera och avsätta tid för varje webbplats. Utan avtal måste varje arbetsinsats offereras och planeras in i kalendern vid första lediga tid. 

Dessutom innebär en löpande tillsyn att Happiness har aktuell kunskap om de tekniska lösningarna på webbplatsen samt aktuell kunskap och insikt i kundens behov och verksamhet. Det leder till bättre förslag och beslut från Happiness sida, samt kortare startsträckor när utveckling ska göras.

En retainer leder alltså till att våra leveranser kan påbörjas tidigare, att de får högre kvalitet och att de tar kortare tid.

Med förvaltning av webbplats hos Happiness får man automatiskt tillgång till följande utan ytterligare kostnader:

  • Tidsbank för arbete - spara oanvänd tid till större insatser, håll budget
  • Kontaktperson - en kontaktperson hos Happiness
  • Ärendehanteringssystem - möjlighet att registrera och följa ärenden via Codebase, bra översikt på allt arbete som pågår
  • Övervakning av webbplatsen - löpande status på Drupal core och tilläggsmoduler via Lumturio
  • Systemunderhåll - uppdatering av Drupal med säkerhetspatchning och koduppdateringar
  • Support/hjälp 
  • Proaktiv förvaltning - i den omfattning tiden medger eller med förslag på vidareutveckling mot offert
  • Vidareutveckling av webbplats - nya funktioner i mån av tid
  • Rapport månatligen - se vad tiden använts till i samband med fakturering
  • Förvaltningssystem - kostnadsfri tillgång till de olika tjänster Happiness använder för förvaltning så som Codebase, DeployHQ, Harvest, Google Drive, Lumturio, Slack, InvisionApp
  • Ingen inlåsning - kort uppsägningstid på endast 1 månad utan villkor, under perioder av lägre aktivitet på webbplatsen kan retainern också pausas. Retainerns storlek, antal timmar per månad, kan också ändras efter behov från en månad till nästa.

GDPR och retaineravtal
I samband med tecknande av retaineravtal så tar Happiness rollen som Personuppgiftsbiträde så att Dataskyddsförordningen GDPR följs.

Drift, webbhotell och hosting med SLA

Happiness erbjuder ingen webbhosting. Detta överlåter vi åt specialiserade driftsföretag. Vanligen behöver man inte alls byta webbhotell i samband med ett retaineravtal, men skulle det ändå vara aktuellt kan vi rekommendera webbdrift som är mycket professionell, stabil och säker, med god kunskap om Drupal ur ett serverperspektiv och som har hög SLA nivå med snabb respons och åtgärd. 

Referenser som har löpande förvaltningsavtal med Happiness

Många företag och organisationer har redan valt webbplatsförvaltning hos Happiness. Alltifrån mindre företag till stora namnkunniga organisationer, från privat till offentlig och statlig regi. Några av dessa är RI.SE, Karolinska Institutet, Grand Hôtel, Göteborgs Universitet, Loomis, Malmö Opera, Nordiska Museet, Länsstyrelsen, SkandiaMäklarna, Jensen Education, Malmö Live, Forskning och Framsteg.            

Förvaltningsavtal för WordPress

Happiness fokuserar på publiceringssystemet Drupal för större webbplatser och det är också det system som de flesta av våra uppdragsgivare använder. Det betyder däremot inte att vi inte förvaltar webbplatser baserade på WordPress. Vi arbetar exempelvis idag med WordPress-webbplatser för Industrifonden, Dagens Arbete, ett hundratal olika webbplatser inom RISE Projektwebbplatser och Glasbranschföreningen. WordPress passar mycket bra för webbplatser utan större integrationer och specialutvecklad funktionalitet. När organisationer växer kan Drupal bli intressant och vi hjälper gärna till med underlag kring val av CMS. Kontakta oss gärna så kan vi titta närmare på förvaltning av er WordPress-webbplats.

Vill du veta mer om förvaltning av din webbplats?

Vill du veta mer om förvaltnings- och serviceavtal för din Drupal- eller WordPress-webbplats, kontakta Happiness så kan vi berätta mer och titta på just era behov. Våra serviceavtal kan också skräddarsys för att passa just er situation bäst. Skicka ett mail till info@happiness.se eller slå en signal på 08-20 08 15 eller använd vårt kontaktformulär!

 

Författare: Stefan Hamilton

Förvaltningsavtal webbplats