Enligt arkivlagen måste information på webbplatser bevaras för framtiden. Målet är att digitala dokument och data förblir tillgängliga samt läs- och sökbara över tid, trots tekniska förändringar. Tyvärr räcker det inte att förlita sig på olika befintliga förvaltnings- och administrativa system eftersom de inte har obegränsad livslängd och inte är anpassade för långtidsbevarande. Istället behövs en specifik e-arkiv lösning!
I de här sammanhangen kan begreppen e-plikt och e-arkiv förekomma – två närliggande men skilda funktioner som är bra att hålla isär:
E-plikt handlar om att leverera digitalt publicerat material till Kungliga biblioteket för att bevara vår samtid för framtiden. Läs mer om e-plikt här: Vad är e-plikt?
E-arkiv är ett digitalt arkiv för långtidsbevarande av information som man själv ansvarar för att bevara, enligt bland annat arkivlagen och tryckfrihetsförordningen.
Vem omfattas av kraven på e-arkiv?
Alla offentliga myndigheter, kommuner, regioner och offentligt finansierade organisationer omfattas av arkivlagen (1990:782). Även enskilda aktörer med offentliga uppdrag, såsom friskolor eller vårdgivare med avtal med regionen, kan behöva följa liknande krav på dokumenthantering och bevarande.
Exempel på innehåll på webbplatser som kan omfattas av krav på arkivering:
Nyheter och beslut från en kommun, region eller myndighet
Digitala blanketter och självbetjäningstjänster
Protokoll, remisser och andra dokument av offentlig karaktär
Publicerade rapporter, utredningar och forskningsresultat
Information som enligt tryckfrihetsförordningen utgör allmän handling
Kort sagt: om innehållet på en webbplats speglar myndighetens eller kommunens officiella verksamhet, kan det omfattas av bevarandekrav och bör arkiveras digitalt.
Det är viktigt att ha kontroll över arkiveringen, eftersom brister kan leda till juridiska och praktiska konsekvenser, till exempel vid hantering av allmänna handlingar, revisioner eller överklaganden.
Fördelar med e-arkiv
Fördelarna med en bra lösning för e-arkiv är stora då man får möjlighet att:
- Säkerställa rättssäkerhet – genom att bevara originaldokument i oförändrat skick
- Möta krav från lagstiftning – t.ex. offentlighetsprincipen och arkivlagen
- Bevara kulturarv och samhällsdokumentation – särskilt viktigt för kommuner, museer, skolor och forskningsinstitutioner
- Minska beroendet av gamla verksamhetssystem – och därmed underlätta migrering och avveckling
E-arkiv i praktiken
Att efterleva arkivlagen innebär en hel del arbete i form av att se över processer för informationshantering, att identifiera vilken information som ska bevaras, hur den ska struktureras och vilka säkerhetsåtgärder som krävs.
Efter strukturerings- och planeringsarbetet behöver en e-arkivlösning skapas för webbplatsen. E-arkivet ska fungera som en digital motsvarighet till ett fysiskt arkiv men vara designat för att inte bara hantera information under dess aktiva livscykel, utan också vara byggt för att hålla data intakta, läsbara och sökbara i decennier, oberoende av tekniska plattformsbyten.
I arkivlagen finns en mängd specifikationer över vad som ska bevaras och vilka undantag som kan göras, om det till exempel går att gallra bort viss information ur lagringen.
En lösning är att använda ett centralt e-arkiv dit andra system och webbplatser exporterar data enligt definierade rutiner och format. Det går också att koppla automatiska flöden som gör att t.ex. nypublicerade PDF-rapporter på en webbplats automatiskt arkiveras i rätt format.
Modulen e-arkiv för Drupal
För organisationer som använder Drupal för sina webbplatser finns det olika lösningar för att förenkla arkiveringen. En färdig lösning är den helt kostnadsfria Drupalmodulen E-arkiv som har utvecklats av Happiness specifikt i syfte att göra det möjligt för svenska webbplatser som drivs med Drupal att uppfylla arkivlagens krav på digitalt innehåll. Modulen möjliggör export av digitalt innehåll direkt till ett e-arkiv, exempelvis enligt eARD-standarder eller FGS (Funktionella krav för e-arkiv i Sverige).
Modulen kan anpassas efter vilka innehållstyper som ska arkiveras, och stöder integrationer med existerande arkivsystem. Det förenklar arkivprocessen väsentligt och gör det möjligt att uppfylla arkivlagens krav med mindre manuellt arbete.
Källor
Författare: Stefan Hamilton
