Vad är E-plikt? | Happiness Webbyrå

Att bevara Sveriges digitala kulturarv för framtiden är viktigt ur flera perspektiv - vi säkrar att framtida generationer kan förstå dagens samhälle, att allt offentligt material blir tillgängligt och sökbart för oss idag och att vi får inblick och transparens i vad myndigheter och andra har kommunicerat.

Därför har Riksdagen stiftat "Lag (2012:492) om pliktexemplar av elektroniskt material", eller kort och gott e-plikt. Lagen dikterar att webbplatser som publicerar information riktad till allmänheten behöver leverera viktiga delar av sitt material till Kungliga biblioteket (KB). I denna artikel går vi igenom e-plikt när det gäller webbplatser, vilka tekniska krav som finns och hur det kan hanteras i webbpubliceringssystem som Drupal.

Vem omfattas av e-plikt?

E-plikt gäller specifikt för organisationer och aktörer som gör digitalt material offentligt tillgängligt via internet, och som är verksamma i Sverige. Det handlar framför allt om innehåll som riktar sig till allmänheten, oavsett om det publiceras av en myndighet, ett företag eller en ideell organisation. Plikten är alltså inte beroende av organisationens storlek, utan beror på typen av publicering och om materialet är riktat till allmänheten. Här är några exempel:

Myndigheter: Alla statliga myndigheter under regeringen samt kommunala myndigheter är skyldiga att leverera elektroniskt material till Kungliga biblioteket (KB).
Vissa utgivare av webbplatser: Detta inkluderar webbplatser som har ett utgivningsbevis från Myndigheten för radio och tv.
Yrkesmässiga producenter och distributörer: Företag som yrkesmässigt producerar och distribuerar elektroniskt material omfattas också av e-plikten.
Andra organisationer: Det finns även andra organisationer som kan omfattas av e-plikten, beroende på typen av material de publicerar. Definitionen kan vara omfattande här då man vill bevara ett så brett spektrum av information som möjligt.

Konkret blir det många som de facto omfattas av lagen. Det handlar om offentliga aktörer, myndigheter, kommuner, statliga bolag, högskolor, förlag, mediehus, konsultföretag, fackförbund, branschorganisationer, forskningsinstitut, för att bara nämna några.

Bäst är att fråga!
Är ni osäkra på om ni omfattas av e-plikt och vilka material som måste lämnas in? Kungliga biblioteket uppmuntrar till kontakt för att reda ut era frågor! Då kan ni säkerställa vad som gäller.

Vad omfattas av e-plikt?

Om din organisation omfattas av e-plikt så är ni skyldiga att regelbundet leverera digitalt publicerat material till Kungliga biblioteket. Det gäller material som allmänheten kan ta del av, t.ex. rapporter, nyheter, broschyrer och andra publikationer och lagen omfattar material som görs tillgängligt för allmänheten genom internet eller andra digitala kanaler. Detta inkluderar:

Webbplatser
Digitala rapporter
PDF-broschyrer
E-tidningar och e-böcker

Materialet ska vara

Publicerat
Tillgängligt för allmänheten
Varaktigt och kulturellt/informativt värdefullt

Hur ofta behöver ni leverera material till Kungliga biblioteket?

Eftersom det inte finns någon exakt lagstadgad leveransfrekvens så bestämmer ni i praktiken tillsammans med KB om ett rimligt leveransupplägg för er organisation, där leveransintervall definieras. KB har en generell princip för leveranserna, att de ska ske så snart det är praktiskt möjligt efter publicering. För många aktiva publicister innebär det normalt inom 1 månad. Regelbundenhet är viktig då KB vill undvika att material glöms bort eller blir tekniskt otillgängligt.

Leveransfrekvensen beror på hur aktiva ni är i er publicering. Exempel på vanliga publiceringsfrekvenser och leveransintervall till KB:

Hög frekvens (daglig/veckovis) > Månatligt intervall
Medelhög frekvens (månadsvis) > Kvartalsvis intervall
Låg frekvens (några gånger per år) > Årligt intervall, eller vid behov.

Vad eller vem omfattas INTE av e-plikt?

Det kan vara riskabelt att ge för detaljerade förslag på vad eller vem som inte omfattas av e-plikt då det i flera fall beror på bedömningar, att det kan finnas gränsfall och undantag, samt att regelverket kan uppdateras och förändras med tiden. Vid tiden för den här artikelns skrivande så omfattar i regel e-plikt INTE följande:

Organisationer/avsändare

Privatpersoner (personliga bloggar, hemsidor eller sociala medier)
Utlandsbaserade verksamheter (om man inte är verksam i Sverige eller riktar sig till en svensk publik)
Verksamheter utan offentlig publicering (där webbplatsen är intern arbetsyta, där inget material publiceras offentligt)

Tekniska lösningar och format

Tillfälligt innehåll (kampanjer, banners, tillfälliga meddelanden)
Interaktivt dynamiskt innehåll (sökresultat, kartor och annat innehåll som genereras i realtid eller är användaranpassat)
Intranät (innehåll bakom inloggning, skyddade medlemssidor)
Personuppgifter och sekretessbelagt innehåll (man får inte leverera innehåll som strider mot GDPR eller sekretessregler)
Tekniska resurser (om de inte är en integrerad del av materialet så behöver inte css-filer, script, bilder och andra tekniska resurser levereras)

Vad krävs av din organisation för att uppfylla e-plikt?

Det finns tekniska krav på format, struktur och leveransmetod för att säkerställa att materialet kan bevaras och användas långt in i framtiden. Här är en sammanfattning av de viktigaste tekniska aspekterna att känna till:

Filformat: Leveransen ska vara i bevarandevänliga format som HTML, PDF/A eller XML.
Metadata: Varje fil ska ha tillhörande metadata, t.ex. titel, publiceringsdatum, språk och utgivare – strukturerat enligt KB:s specifikationer.
Struktur: Filerna ska organiseras i logisk mappstruktur med tydlig namngivning som gör det lätt att förstå innehållet.
Leveranssätt: Materialet skickas vanligtvis via SFTP, men även andra metoder kan användas i samråd med KB.
Export från CMS: Innehållet kan hämtas manuellt eller automatiskt via t.ex. Drupal-modulen E-plikt, som underlättar export och formatering (se nedan).
Tillgänglighet: Dokumenten ska gå att öppna utan lösenord eller kopieringsskydd, och följa standarder för kodning och tillgänglighet.
Testleverans: KB kan begära en provleverans för att kontrollera att struktur och metadata är korrekta innan regelbundna leveranser startar.

Detta är en del att ta hänsyn till och om er organisation är något större så är automatiska leveranslösningar att föredra. Då sker både materialsammanställning i rätt format och leverans till KB helt automatiskt vid överenskomna intervaller. För er som använder Drupal CMS på er webbplats så har Happiness utvecklat en kostnadsfri modul för att uppfylla sin e-plikt:

E-plikt, modul för Drupal

Materialleveransen till KB kan snabbt bli till ett rätt omfattande arbete då det måste uppfylla både tekniska krav och frekvenskrav. Om er webbplats använder Drupal som CMS för publicering så finns lyckligtvis en kostnadsfri dedikerad modul att använda som löser denna arbetsbörda - som kort och gott heter E-plikt. Utvecklad av Happiness dessutom.

E-pliktmodulen har ett flertal effektiva funktioner som underlättar arbetet rejält:

Exporterar innehåll (HTML, PDF) från Drupal.
Strukturerar material enligt KB:s krav.
Möjlighet att välja vilka innehållstyper eller noder som ska inkluderas.
Stöd för schemalagd export och leverans (så ofta som din organisation behöver leverera material till KB)

Läs mer om E-pliktmodulen på https://www.drupal.org/project/eplikt

Prata gärna med oss om ni har frågor om Drupalmodulen e-plikt och hur ni kan implementera den på er webbplats.